Най-честите причини за провал на събитието и как да ги избегнете

Когато организирате събитие, го правите с мисъл за успех. Но се случват и откровени провали. Те се дължат на две големи групи причини – такива, които зависят от вас, и такива, на които не можете да влияете.

Причини за провал, на които можете да влияете

• Не сте определили добре аудиторията – към колко по-широка публика се целите, толкова по-вероятно е събитието ви да не представлява интерес за никого.
• Слаба рекламна кампания – при лошо разгласяване няма да ви спасят познатото име и интересната тема.
• Зле формулирана тема и формално представена програма – ако те изглеждат скучно и тривиално, най-вероятно няма да съберете достатъчно участници.
• Много конкурентни събития – дали хората ще предпочетат конкуренцията ви, зависи от изброените дотук пропуски, а те пък  зависят от вас.
• Липса или нередовност на документите от съответните инстанции – подгответе ги достатъчно рано и помолете компетентен човек да ги прегледа.

Причини за провал, на които не можете да влияете

Анулират уговорката за мястото в последния момент

Имате уговорка, имате договор, дори може би сте работили със собствениците. И въпреки това се случва да настъпят форсмажорни обстоятелства при тях и буквално в последния момент да ви информират, че не можете да ползвате мястото. Ако нямате план Б – не ви остава нищо друго, освен да обявите че отлагате събитието. Не е ясно хората ще дойдат ли втори път.

Не пропускайте да коментирате достатъчно рано какво следва, ако се окаже, че не можете да използвате мястото. Така ще дадете на другата страна време да обмисли резервен вариант. Потърсете такъв и вие.

Отказва се главният спонсор или главният доставчик

Все едно дали това е доставчикът на интернет, или доставчикът на храна. И в двата случая отсъствието му ще блокира протичането на събитието. Търсенето на нов доставчик в последния момент налага много компромиси и може да доведе до провал вече започналото събитие, което винаги е по-зле от навременното му отлагане.

При невъзможност за участие на главния спонсор нещата започват да изглеждат критично – особено ако разчитате на него за финансирането. Намирането на нов главен спонсор, производството на нови рекламни материали е несигурно мероприятие, което допълнително увеличава разходите.

Нека в договорите ви да фигурират не просто неустойки, а план Б – какво ще направи доставчикът (спонсорът), ако не може да осъществи ангажиментите си в пълен размер според договореностите. Вероятно е добре вместо с един голям партньор, да работите с няколко по-малки. Така, дори и да изпаднете в затруднение, имате шанс да спасите събитието си.

Лошо време

Следете внимателно прогнозите от момента, в който започнете да планирате събитието си на открито. Ако датата се пада в период с лабилни климатични условия, непременно помислете какво ще правите при внезапен дъжд или застудяване. Палатки, близко заведение или подходяща конферентна зала, отоплители, одеяла – подгответе се максимално за всякакви изненади.

Забрана за събиране на много хора

Вече знаем, че това може да се случи от вечерта за сутринта и не можете да направите абсолютно нищо. Затова го посочете като форсмажор в информационните материали за събитието.

Съществуват още ред причини, които могат да провалят събитието ви. Ние сме на ваше разположение. Потърсете ни  и ще ви помогнем, когато е нужно.

Харесвам тази статия